+7 (911) 927 92 48
16 июня 2015

Как провести совещание, где люди слышат друг друга и принимают решения.

«Опять это совещание.. Зачем, может быть я не пойду? Некогда мне время тратить, работать надо. Опять поговорим и не решим ничего. У директора все равно свое мнение».

«Никак не можем договориться с отделом продаж. Уже сто раз обсуждали, они как будто не слышат! Непонятно, что их может сдвинуть»

«Чувствую себя идиотом на этом совещании. Все же понимают, что на самом деле происходит, но молчат».

Знакомая ситуация?

С совещаниями есть несколько проблем:

Как сделать так, чтобы на совещании действительно принимались решения, все были включены в работу, высказывались, предлагали идеи?

На одной стратегической сессии в крупной компании 15 руководителей подразделений должны были договориться о том, как сократить персонал на 10%.

Чего можно ожидать в этой ситуации? Каждый топ-менеджер защищает свои интересы, приводит аргументы, показывает на других, играет в игру “Да, но..” Никто не хочет брать на себя ответственность – пусть решат за меня.

Обсуждение растягивается на несколько недель, тратится время дорогих специалистов, сотни сотрудников находятся в подвешенном состоянии…

На той сессии сложный и болезненный вопрос был решен за 45 минут! Спокойно и без конфликтов. Мы использовали очень простую, но действенную технику, которая фокусирует внимание группы и приводит участников в состояние максимальной включенности. В итоге все сошлись на едином подходе к сокращению и выработали согласованный план действий.

3 круга обсуждения

Суть этой техники в том, чтобы включить в процесс обсуждения всех участников и сфокусировать их внимание на решении одного важного вопроса. Таким образом, вся группа может войти в состояние потока и достичь максимальной эффективности.

Порядок такой:

Сначала руководитель презентует тему обсуждения. Нет, не делает презентацию из 40 слайдов и не описывает все детали в течение 30 минут, а коротко излагает суть дела – за 90 секунд.

Дальше все участники по очереди высказывают свое мнение в особом формате:

1) Круг вопросов, сомнений, опасений. Это включает, позволяет слить весь негатив, который есть по этому поводу, снять напряжение.

2) Круг идей и решений. Вовлечь в обсуждение всех, достать все, что есть, услышать все голоса. Задача на этом этапе - обеспечить генерацию ценных идей и сделать так, чтобы решение было общим.

3) Круг выводов - подведение итогов. Каждый формулирует выводы, затем группа выбирает одно или несколько самых интересных решений и фиксирует план действий.

Перед каждым кругом дается 1-2 минуты подумать и записать свои соображения. Все говорят по одной мысли, не повторяя то, что уже было сказано. Двигаются по кругу до тех пор, пока все не будет озвучено. Таким образом, каждый постоянно следит за тем, что говорят другие и четко формулирует то, что он хочет сказать.

На таком совещании максимально используется потенциал группы, учитываются мнения всех участников, и все чувствуют свою ответственность за принятое решение. При этом у руководителя все время остается контроль и за ним остается решающее слово.

Комментарии 1

оставить свой комментарий